Tenere sotto controllo le timbrature in un ristorante può essere piuttosto complicato, tra turni che cambiano all’ultimo minuto, straordinari e fogli che si perdono. Un software aiuta a ridurre gli errori perché permette di automatizzare molti processi grazie all’aiuto delle ultime tecnologie. Fin da subito, è possibile semplificare il workflow e gestire in modo più fluido i ritmi aziendali.
Gestire manualmente le entrate e le uscite del personale in un ristorante può essere un incubo. I vecchi sistemi con i fogli di carta o con Excel sono lenti e spesso imprecisi. Oggi, però, esistono delle soluzioni semplici, come l’app timbrature dipendenti di Factorial per smartphone, che semplifica il passaggio dal badge fisico alla timbratura digitale. Con pochi clic dal telefono, i tuoi collaboratori possono registrare l’ingresso o l’uscita, anche se sono fuori sede o in trasferta. Ma perché gli strumenti moderni di rilevazione presenze convengono al settore della ristorazione? Dalla normativa di legge alle pratiche migliori, ecco come semplificare i turni, evitare gli errori di calcolo e garantire la massima trasparenza. Da oggi, basta inquadrare un QR code con lo smartphone per timbrare il cartellino, così è tutto più rapido e sicuro.
Tra turni, straordinari e pause: rilevare le presenze nel settore della ristorazione è complesso
Nei ristoranti si lavora con degli orari molto flessibili tra turni serali, fine settimana e pause spezzate. I dipendenti cambiano spesso il posto o il turno e può esserci molto personale part-time. In questo caso, raccogliere a mano le timbrature può portare a una serie di problemi. I fogli di presenza cartacei o i registri manuali sono soggetti a dimenticanze, smarrimenti e falsificazioni. Basta una firma sbagliata o un collega che timbra per un altro per vanificare i conti. Persino i fogli Excel, più organizzati, richiedono degli aggiornamenti manuali costanti e diventano obsoleti abbastanza in fretta.
Nella pratica, questo significa che ci sono errori nel calcolo delle ore lavorate, scarsa trasparenza del personale presente e rischio di frodi. I responsabili perdono tempo a verificare ogni carta, i dipendenti rischiano di non essere pagati correttamente o di contestare il proprio orario. Per i ristoratori, che devono poi consegnare delle buste paga accurate e che devono rispettare i contratti collettivi spesso rigidi, è un’enorme fonte di stress gestionale.
Nel trimestre estivo del 2024 i turisti hanno speso 11,7 miliardi di euro nella ristorazione. Questo significa che la pressione sui lavoratori in questo periodo è davvero alta. Otre a questo, nel Rapporto FIPE 2024 è stata evidenziata dal 70% delle imprese una carenza di personale qualificato. Questo rende ancora più complicato gestire le ferie nei picchi stagionali.
Usi ancora i metodi tradizionali? Ecco perché oggi non bastano più
La timbratura manuale o meccanica con i badge RFID e le impronte può andare bene per alcuni settori, ma nella ristorazione ha troppi limiti. I vecchi metodi posso dare alcuni problemi, per esempio possono insorgere degli errori manuali. I fogli di presenza cartacei sono soggetti alle dimenticanze e agli sbagli di trascrizione. Oltre a questo, senza un sistema centralizzato è difficile vedere in tempo reale chi è in servizio e chi no.
In più, nei ristoranti spesso si usano le comunicazioni informali come i messaggi o le app di chat per organizzare le sostituzioni o i turni dell’ultimo minuto. Questo genera caos perché i cambi improvvisi non registrati adeguatamente possono far arrivare il personale fuori orario. Senza un buon sistema digitale, i responsabili devono spendere delle ore ogni settimana per verificare, correggere i carteggi e calcolare le buste paga.
Un’altra cosa in cui un’app per le timbrature può aiutarti: fare tutto a norma di legge
Un buon motivo per passare a un sistema digitale è la conformità alle leggi. In Italia il Decreto Legislativo 66/2003 stabilisce che ogni datore di lavoro deve garantire la registrazione oggettiva e affidabile dell’orario lavorativo per rispettare i limiti di orario, le pause, i riposi e gli straordinari. Il sistema di rilevazione presenze deve anche essere accessibile per eventuali controlli dei dipendenti e deve rispettare il GDPR.
La Corte di Giustizia UE ha chiarito nel 2019 che le aziende dovrebbero dotarsi di un sistema di timbratura digitale per garantire ai lavoratori la corretta registrazione delle ore. In Italia, però, non esiste un obbligo esplicito per ogni impresa. In pratica, adottare un’app o un software di timbrature non è solo una comodità, ma un modo per tutelarsi legalmente. Un sistema digitale ben impostato registra tutto automaticamente e conserva i dati in modo sicuro.
Tra app e strumenti digitali: ecco come funzionano le timbrature moderne
Oggi si possono usare delle semplici app per smartphone o dei software in cloud per registrare le timbrature. Il sistema salva automaticamente la data, l’ora e la posizione GPS di quel momento, così da verificare che il timbro sia avvenuto in sede o nel luogo di lavoro.
In alternativa, si può usare un QR code che il dipendente scansiona con l’app. È un metodo rapido e sicuro, basta inquadrare il QR con lo smartphone per timbrare senza contatto. Queste tecnologie sono pensate per le aziende dinamiche come i ristoranti, non serve installare costose obliteratrici, si limita l’uso della carta e permette a chiunque (chef, cameriere, hostess) di timbrare al volo tramite un’app intuitiva.
Anche le timbrature da desktop sono possibili, i dipendenti autorizzati possono timbrare anche da un computer o dal tablet aziendale con un click. Molti sistemi offrono poi dei report automatici, al manager basta premere un pulsante per vedere i riepiloghi settimanali o quelli mensili di tutte le presenze, con i conteggi degli straordinari e dei ritardi.
Quali sono le caratteristiche che non possono mancare se opti per un’app di timbratura
- Geolocalizzazione: si può richiedere che il timbro “solo contatto” sia fatto entro un’area prestabilita, per esempio il locale. In questo modo se un cameriere prova a timbrare mentre sta a casa, l’app lo segnala. Questo aumenta l’affidabilità delle rilevazioni;
- QR code: permette di eliminare il badge fisico. Un codice stampato in un angolo del ristorante e un tap sul cellulare sono sufficienti per registrare l’accesso. È utile quando si hanno dei punti di controllo o delle variazioni di sede;
- Timbratura da desktop: dal pannello online, il personale può registrare l’entrata o l’uscita anche da PC. Anche qui si può tracciare la posizione (IP) per sicurezza;
- Integrazione con turni e ferie: le app moderne non registrano solo le timbrature, ma sono parte di un software HR completo. Ti permettono di gestire i turni del mese assegnando a ogni dipendente i suoi orari, di approvare i permessi e le ferie e, infine, di calcolare gli stipendi e gli straordinari con i dati già disponibili.
Insomma, non servono molte applicazioni separate, un buon sistema di timbrature digitale copre tutto il processo dalle presenze fino alla paga. Le piattaforme HR come Factorial offrono già delle funzioni integrate di pianificazione turni, di conteggio ferie e di reportistica, oltre alla semplice timbratura. Questo significa meno copia-incolla e più precisione, dal reparto cucina all’ufficio amministrazione tutti lavorano su uno stesso registro aggiornato in tempo reale.
Rapidità, precisione e risparmio: ecco perché ai ristoratori conviene
I benefici concreti di un sistema digitale sono tanti. In poche parole, passare a un’app semplifica l’intera gestione del personale perché permette di concentrare il lavoro di conteggio in un clic, anziché ricorrere a ore di verifica manuale. Poi, azzera quasi del tutto gli errori umani nei calcoli delle ore e delle buste paga. Se ci si affida a un’app di qualità la gestione degli straordinari, dei ritardi e delle ferie diventa fluida perché i dipendenti e i responsabili vedono gli stessi dati aggiornati. Oltre a questo, c’è la possibilità di segnalare subito le anomalie come l’assenteismo o gli orari non registrati.
Pensiamo, ad esempio, ad un ristorante di Milano con 30 dipendenti. Se la contabilità delle presenze viene fatta a mano, i responsabili dovranno dedicare almeno un paio di ore al mese alle correzioni degli errori. Con la timbratura digitale, invece, quel tempo si riduce drasticamente e i responsabili possono usare quel tempo extra in operatività. In generale, gli esperti del settore calcolano che l’automazione della timbratura può far risparmiare centinaia di euro al mese in costi amministrativi superflui. Tutto questo porta un vantaggio competitivo perché un ristorante che tiene sotto controllo i costi del personale e le questioni legali può investire più serenamente nella qualità del servizio.
Più precisione, più sicurezza e più modernità: è arrivato il momento di affidarsi alla tecnologia
Gestire le timbrature nel settore della ristorazione non deve più essere un obbligo noioso, ma un’opportunità per guadagnare efficienza e tranquillità. Grazie alle app di timbratura via smartphone con le funzionalità come il QR code e la geolocalizzazione, non è più necessario perdere tempo tra fogli di Excel e calcoli sbagliati.
Oggi, anche le piccole attività stanno abbracciando queste soluzioni digitali. Un singolo bar o un grande hotel con ristorante stanno scoprendo che un software HR integrato può automatizzare non solo le timbrature, ma anche i turni di lavoro, le richieste di ferie e la busta paga.
Bastano pochi passaggi per implementare un sistema digitale, basta solamente scegliere l’app giusta, addestrare il team e azionarla. Factorial ha molte funzionalità integrate e permette al tuo ristorante di saltare direttamente al futuro della gestione del personale. Con dei dati chiari a portata di mano, ci si può concentrare su ciò che conta davvero: cucinare piatti deliziosi e fidelizzare i clienti.